Vanlige spørsmål

Om produktet

Hva er egentlig Digital Mailroom?

En automatisert tjeneste som overvåker virksomhetens innboks i Altinn 3 og leverer nye brev og vedlegg direkte til deres egen droppsone, uten manuell håndtering.

Hvilke avsendere dekkes?

Korrespondanse fra tjenesteleverandører i Altinn 3, som NAV, Namsmannen, Skatteetaten, kommuner, domstoler og andre offentlige etater. Ønsker dere bare deler av posten, kan avsenderfiltrering settes opp slik at kun valgte avsendere hentes. Se Altinn 3 for hele oversikten.

Hvilken innsikt og rapportering får vi?

Dere får rapporter over leveransevolum: hvor mange vedlegg som er levert per måned, og hvilke avsendere som sender mest. Rapportene bygger utelukkende på aggregerte telleverdier (antall per dag, organisasjon og avsender) fra driftsovervåkingen. Innholdet i posten inngår aldri i grunnlaget.

Hva skjer med filene etter at de er levert?

De ligger klare i deres egen droppsone. Digital Mailroom leverer filene og stopper der. Videre behandling som indeksering, arkivering eller videresending til et saksbehandlingssystem styrer dere selv. Det holder tjenesten enkel og lar den passe inn i arbeidsflyten dere allerede har.

Sikkerhet og GDPR

Hvem har tilgang til dataene?

Ingen andre enn dere selv. Brev, vedlegg og metadata lagres kun i deres eget skymiljø og forlater det aldri. Vi drifter tjenesten, men har ikke tilgang til å lese innholdet i posten eller vedleggene. Til drift mottar vi teknisk telemetri (driftslogger og metrikker uten innhold og uten filnavn), og til rapportering kun aggregerte telleverdier, som antall leverte vedlegg per avsender. Innhold og personopplysninger kan aldri hentes disse veiene.

Er dette GDPR-trygt?

Ja. Designet er bygget rundt GDPR-prinsippene dataminimering og lagringsbegrensning:

• Posten og alle personopplysninger i den forblir i deres eget miljø, uten utlevering til tredjepart.
• Vedlegg slettes automatisk fra droppsonen etter en konfigurerbar oppbevaringsperiode (f.eks. 7 dager), når dere har hentet dem.
• Telemetrien vi mottar til drift er avgrenset til tekniske driftsdata, uten innhold og uten filnavn, og regelen er låst med automatiske tester.

Dere er behandlingsansvarlig for dataene, mens vi er databehandler. Forholdet reguleres av en databehandleravtale.

Se Personvern og datahåndtering for en detaljert oversikt over hvilke opplysninger som behandles, hvor de finnes og hvor lenge de oppbevares.

Tekniske spørsmål

Hva må vi selv stille med?

Dere trenger:

• Et Azure-abonnement (Norway East anbefales for datalagring i Norge).
• Én tom ressursgruppe som delegeres til oss via Azure Lighthouse.

Se Leveransemodell for alle forutsetningene og hvordan ansvaret er fordelt mellom oss og dere.

Hvor får vi Lighthouse-delegeringen fra?

Fra denne dokumentasjonssiden. Dere setter opp abonnementet, registrerer ressurstilbyderne og oppretter en tom ressursgruppe. Deretter kjører en konto med eierrolle på abonnementet delegeringsmalen mot ressursgruppen, med de forventede verdiene publisert ved siden av malen slik at dere kan kontrollere hvem tilgangen går til. Det er kjøringen som oppretter delegeringen; før den er kjørt finnes det ingen delegering å finne i portalen, og ingenting skal bestilles hos Microsoft. Stegene i rekkefølge står i Forberedelser.

Hva skjer hvis en melding ikke lar seg hente?

Tjenesten prøver automatisk på nytt et avtalt antall ganger. Lykkes det fortsatt ikke, flagges meldingen og dere får et varsel, slik at den kan håndteres manuelt. Ingenting blir borte uten at det fanges opp.

Kan vi velge hvilke avsendere og filtyper vi vil ha?

Ja. Dere kan filtrere på avsender og filtype, og sette en dato-grense for hva som hentes (for eksempel kun post fra og med oppstartsdatoen). Slik henter tjenesten bare det som er relevant for dere. Avsenderfilteret treffer avsenderkoden Altinn merker posten med, og filtrene gjelder posten som kommer etter at de er satt. Skal en senere utvidelse også hente posten som ble lagt til side, slår vi på etterhenting. Alt dette er forklart under Velg ut det dere trenger.